毎日のメール作成や社内チャット、取引先との連絡に時間を取られていませんか？
本記事では、メールやチャット作成の時間を大幅に短縮できる実践的なChatGPT活用法をお伝えします。
複雑なプロンプトは一切不要。シンプルで覚えやすいテンプレートを組み合わせ、今日からすぐに業務効率化を実現しましょう！
🎯 この記事で解決できること
- メール・チャット作成時間の大幅短縮
- 相手に応じた適切なトーンの文章を瞬時に生成
⚡ 基本の3ステップ
- 目的を決める（依頼・報告・謝罪・お礼）
- プロンプトをコピペ（記事内のテンプレート使用）
- 微調整して送信（社名・日付など固有情報を調整）
📝 すぐに使えるプロンプトテンプレート
【依頼メール】
【相手】宛てに、【依頼内容】をお願いするメールを作成してください。
条件：丁寧で親しみやすいトーン、理由も簡潔に説明、200文字程度
【報告メール】
【上司/チーム】宛てに、【報告内容】を報告するメールを作成してください。
条件：簡潔で要点を整理、結論を最初に記載、150文字程度
【社内チャット】
チームチャットで【プロジェクト名】の進捗を報告するメッセージを作成してください。
条件：カジュアルなトーン、簡潔に要点のみ、100文字以内
🔒 必須のセキュリティ設定
個人アカウントの場合
- ChatGPT設定で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフ
- これで入力データが学習に使用されない
チームでの利用の場合
- TeamプランまたはEnterpriseプラン推奨
- デフォルトで学習データ使用なし、高度な管理機能あり
✅ AI文章の見直し3ポイント
- 事実確認 – 内容に誤りがないか人間がチェック
- トーン調整 – 相手との関係性に適した表現か確認
- 固有名詞確認 – 会社名・人名・日付の正確性をチェック
🚀 今すぐ始める方法
- よく書くメールパターンを1つ選ぶ
- 記事のプロンプトをコピペして試す
- 出力結果を自分用に微調整
結果: 従来手探りだった文章作成が「整理→生成→確認」の明確な流れに変わり、高付加価値業務に時間を集中できるように
ビジネスコミュニケーションでChatGPTを使うべき理由
日常業務の文章作成時間を大幅短縮するメリット
ビジネスメールや社内チャットでは「言い回しを考える時間」「誤解を防ぐ推敲時間」が積み重なり、1日に数十分から数時間の時間を奪います。ChatGPTを補助的に使うことで、同じ労力でより高品質なアウトプットを生み出せるため、チーム全体のコミュニケーションコストを直接削減できます。
ChatGPT活用による効果例
- 依頼メール作成：文面の検討時間を大幅短縮
- 報告メール作成：構成や表現に悩む時間を削減
- 謝罪・お礼メール：適切なトーンの文章をすぐに生成
こういった時間短縮を積み重ねることで、企画立案や顧客対応など本来注力すべき高付加価値業務にリソースを再配分できる点が最大のメリットです。
メール・チャット作成の簡単3ステップ
ChatGPTでの文章作成はとてもシンプルです。
ステップ1：目的を決める
- 依頼・報告・謝罪・お礼のどれか
ステップ2：プロンプトを入力
- まずは後述のテンプレートをコピペしましょう！
ステップ3：微調整・送信
- 社名や日付など固有情報を調整。実は一番大事でここに時間を注ぐべきです！
この3ステップで、相手に合わせた適切なトーンのメールが効率的に作成できます。従来手探りだった文章作成が「整理」「生成する」「確認する」に整理され、迷いなく進められるようになります。
【即実践】シンプルプロンプト集｜組み合わせて使える万能テンプレート
メール作成の基本プロンプト（謝罪・依頼・報告・お礼）
コピペですぐに使えるシンプルなプロンプトをご紹介します。
【 】内を自分の状況に合わせて変更してChatGPTに投げてみましょう！
【依頼メール】基本テンプレート
【取引先/社内の〇〇】宛てに、【依頼内容】をお願いするメールを作成してください。
条件：
- 丁寧で親しみやすいトーン
- 理由も簡潔に説明
- 200文字程度活用例
取引先の田中様宛てに、会議の日程変更をお願いするメールを作成してください。
条件：
- 丁寧で親しみやすいトーン
- 理由も簡潔に説明
- 200文字程度【報告メール】基本テンプレート
【上司/チーム】宛てに、【報告内容】を報告するメールを作成してください。
条件：
- 簡潔で要点を整理
- 結論を最初に記載
- 150文字程度活用例
上司宛てに、新規プロジェクトの初回打ち合わせ結果を報告するメールを作成してください。
条件：
- 簡潔で要点を整理
- 結論を最初に記載
- 150文字程度【謝罪メール】基本テンプレート
【相手】に対して、【謝罪理由】について謝罪するメールを作成してください。
条件：
- 誠実で丁寧なトーン
- 改善策も含める
- 500文字程度活用例
取引先のA社様に対して、資料提出の遅延について謝罪するメールを作成してください。
条件：
- 誠実で丁寧なトーン
- 改善策も含める
- 500文字程度【お礼メール】基本テンプレート
【相手】に対して、【お礼の内容】についてお礼するメールを作成してください。
条件：
- 感謝の気持ちが伝わるトーン
- 具体的に何に感謝するかを明記
- 150文字程度活用例
クライアントのB社様に対して、プレゼンテーション後の貴重なフィードバックについてお礼するメールを作成してください。
条件：
- 感謝の気持ちが伝わるトーン
- 具体的に何に感謝するかを明記
- 150文字程度社内チャット・コミュニケーションのプロンプト
【進捗報告】チャット用
チームチャットで【プロジェクト名】の進捗を報告するメッセージを作成してください。
現状：【現在の状況】
課題：【困っていること】
条件：
- カジュアルなトーン
- 簡潔に要点のみ
- 100文字以内活用例
チームチャットでWebサイトリニューアルプロジェクトの進捗を報告するメッセージを作成してください。
現状：デザインカンプ作成が完了
課題：コーディング開始前にクライアント確認が必要
条件：
- カジュアルなトーン
- 簡潔に要点のみ
- 100文字以内【会議調整】チャット用
【部署/チーム】向けに、【会議の目的】の打ち合わせ日程を調整するメッセージを作成してください。
条件：
- 複数の候補日時を提示
- 参加者が返信しやすい形式
- 親しみやすいトーン活用例
営業チーム向けに、来月の売上目標設定会議の日程を調整するメッセージを作成してください。
条件：
- 複数の候補日時を提示
- 参加者が返信しやすい形式
- 親しみやすいトーン【質問・相談】チャット用
【相手】に対して、【相談内容】について相談するメッセージを作成してください。
条件：
- 相手の時間を配慮した表現
- 質問内容を明確に
- 120文字程度活用例
先輩社員に対して、新規クライアント向けの提案書作成のアドバイスについて相談するメッセージを作成してください。
条件：
- 相手の時間を配慮した表現
- 質問内容を明確に
- 120文字程度プロンプトの組み合わせ方とアレンジのコツ
基本の組み合わせパターン
パターン1：緊急性を追加
【基本プロンプト】+ 「急ぎの件であることを伝える」パターン2：複数の目的を統合
「依頼」+「お礼」のプロンプトを組み合わせパターン3：相手に合わせたトーン調整
【基本プロンプト】+ 「【役職/関係性】に適したトーンで」自分専用にアレンジするアイディア
- よく使う表現を追加
「いつもお世話になっております」を必ず冒頭に入れる - 社風に合わせる
「もう少しカジュアルに」「より丁寧に」 - 業界特有の用語を指定
「IT業界の用語を使って」「建設業界向けの表現で」
アレンジのコツ
- 最初はシンプルなプロンプトから始める
- 出力結果を見て気になる部分だけ指示を追加
- 自分がよく使う表現パターンを見つけてテンプレート化する
- 具体的に伝えたいことは最初のプロンプトに箇条書きで追加する
ChatGPT文章作成の基本知識
プロンプトの書き方のコツ
1. 具体的な指示を心がける
NG例
メールを書いて
OK例
取引先への会議日程変更依頼メールを、丁寧なトーンで作成し
2. 条件を明確に設定する
効果的な条件設定のポイント：
- 文字数：200文字程度、1000文字以上など
- トーン：丁寧、カジュアル、親しみやすいなど
- 構成：結論を最初に、理由も含めるなど
- 相手：上司、取引先、チームメンバーなど
3. アウトプットの形式を指定する
以下の形式で出力してください：
- 件名：
- 本文：
- 送信者名：
文章の品質を上げる指示のコツ
文章のトーンをプロンプトに含める
ビジネスレベル別のトーン指定
【超丁寧】
「最高レベルに丁寧で敬意を表した表現で」
【標準ビジネス】
「ビジネスメールとして適切な丁寧さで」
【親しみやすいビジネス】
「丁寧だが親しみやすいトーンで」
【カジュアル】
「社内チャット向けのフランクなトーンで」
読みやすさを向上させる指示を含める
以下を意識して作成してください：
- 一文は40文字以内
- 結論を最初に記載
- 箇条書きを活用
- 段落を適切に分ける
専門性を高める指示をする
【業界特化】
「IT業界向けの専門用語を適度に使って」
【部門特化】
「営業部門向けの表現で」
【役職レベル対応】
「経営層向けの簡潔で要点を絞った内容で」
その他の文章作成への活用方法アイディア
企画書・提案書の下書き作成
基本的な企画書テンプレート
以下の企画書の下書きを作成してください：
企画名：【新商品のマーケティング戦略】
目的：【売上向上】
ターゲット：【30代女性】
期間：【3ヶ月】
構成：
1. 現状分析
2. 課題の特定
3. 解決策の提案
4. 期待される効果
5. 実施スケジュール
各項目150文字程度で簡潔にまとめてください。
提案資料の構成案作成
【提案内容】に関するプレゼン資料の構成案を作成してください。
発表時間：【15分】
聞き手：【役員会】
目的：【予算承認】
条件：
- スライド10枚程度の構成
- 各スライドのタイトルと概要
- 説得力のある流れで構成
議事録・報告書の効率化
会議メモから議事録への変換
以下の会議メモを正式な議事録に整理してください：
【手書きメモや録音内容をここに記載】
出力形式：
- 開催日時・参加者
- 議題
- 決定事項
- アクションアイテム（担当者・期限付き）
- 次回会議予定
週報・月報の自動作成
以下の活動内容から週報を作成してください：
【今週の主な活動】
【完了したタスク】
【進行中の案件】
【来週の予定】
条件：
- 上司向けの簡潔な報告形式
- 数値がある場合は必ず記載
- 課題があれば解決策も提示
注意点とリスク管理
ビジネスでChatGPTを活用する際、最も重要な課題の一つが情報セキュリティです。
適切な設定を行わずに機密情報を入力すると、意図せずデータが学習に使用されるリスクがあります。
必ず「学習オフ」の設定をして使用するか、法人向けプランに加入して利用しましょう。正しく設定できていれば、安全にChatGPTを業務活用することが可能です。
ChatGPTの学習データ使用を無効化する設定方法
ステップ1：設定画面にアクセス
- ChatGPTにログイン後、画面右上のプロフィール写真をクリック
- 「設定」を選択
ステップ2：データ管理設定を変更
- 左側メニューから「データ」を選択
- 「すべての人のためにモデルを改善する」の項目を探しクリック
- 項目をオフにして「実行」
以下の画像のように設定できていれば完了です！
法人向けプランでの高度なセキュリティ設定
法人での利用を前提とした場合、TeamプランやEnterpriseプランでは、より高度なセキュリティ管理機能が利用できます。
- ChatGPT EnterpriseやTeamプランでは入力データが学習に使われない
- SSO連携やアクセス権限の細かな設定が可能
参照：https://openai.com/ja-JP/business-data/
チームで利用する際はこういったプランへの加入も検討してみてください。
AI生成文章の見直しポイント
必須チェック項目
1. 事実確認
最終チェックは人間の責任です。かならず、伝えたいことが含まれているか、誤った解釈になっていないか、事実確認をしましょう。
2. トーンの調整
送信相手との関係性を加味し、トーンが適切か確認しましょう。不適切だった場合は、ChatGPTに以下のように指示し、文章をコピペして渡して調整も可能です。
「この文章を【より丁寧に/もう少しカジュアルに】修正してください」
3. 固有名詞の確認
特に固有名詞は人のチェックが必要です。
- 会社名、人名の正確性
- 日付、数値の妥当性
- 専門用語の使用が適切か
上記のポイントで確認しましょう。
まとめ
ChatGPTを活用したコミュニケーション業務の効率化は、今すぐ始められる最も実践的な使い方です。
本記事で紹介したポイント
- シンプルなプロンプトでも大幅な時間短縮が可能
- 組み合わせとアレンジで様々なシーンに対応
- 安全性を確保しながら業務品質も向上
まずは今日から試してみてください
- よく書くメールのパターンを1つ選ぶ
- ご紹介したプロンプトをコピペして試す
- 出力結果を自分の表現に調整する
継続して使うことで、プロンプト作成スキルが向上し、さらに効率的な活用が可能になります。
ChatGPTをコミュニケーションパートナーとして活用し、より創造的で付加価値の高い業務に時間を集中させましょう。
